Informativa privacy sezione Whistleblowing
Con il presente documento (“Informativa”), Flex Packaging AL S.p.A. (di seguito anche “Società” o “Titolare”) informa gli interessati in merito al trattamento dei dati personali raccolti e trattati nell’ambito della gestione delle segnalazioni di illeciti (c.d. whistleblowing), ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 24/2023, attuativo della Direttiva (UE) 2019/1937.
Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Flex Packaging S.p.A., nella persona del rapp.te, con sede legale in Via G. Vitale SNC, 84013 Cava de’ Tirreni (SA). Al fine di esercitare i diritti degli interessati, ai sensi degli artt. Da 15 a 22 del GDPR, nonché per ottenere ogni informazione utile relativa al trattamento dei Suoi dati, si potrà rivolgere al Titolare al seguente indirizzo mail: flex@flexp.it. I dati saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza, Suoi e di tutti gli interessati, nel rispetto degli obblighi di riservatezza imposti dalla normativa sulla privacy e in conformità a quanto previsto dal Decreto Whistleblowing (D. Lgs. 24/ 2023).
Tipi di dati trattati
Nell’ambito della gestione delle segnalazioni, possono essere trattati:
- Dati comuni (es. nome, cognome, ruolo lavorativo, recapiti);
- Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR), esclusivamente se contenuti nella segnalazione o nella documentazione allegata (es. dati sanitari, opinioni politiche, appartenenza sindacale, vita sessuale o orientamento sessuale);
- Dati giudiziari (art. 10 GDPR) relativi a reati, condanne o presunte condotte illecite.
Il trattamento avverrà sempre nei limiti strettamente necessari e proporzionati alle finalità indicate.
Categorie di interessati
Le attività di trattamento svolte sono rivolte alle seguenti categorie di interessati: autori delle segnalazioni (whistleblower); facilitatori (aiutanti del segnalante); persone segnalate o comunque coinvolte nella segnalazione; eventuali altri soggetti terzi menzionati o indicati nella segnalazione.
Finalità del trattamento
- Finalità di gestione della Segnalazione sulla base di un esposto del segnalante (Whistleblowing)
In tale ambito, il Titolare tratterà i dati per scopi strettamente ed oggettivamente necessari all’applicazione e alla gestione della procedura di Segnalazione, ivi incluse le fasi di indagine, verifica della fondatezza, pertinenza e rilevanza dei fatti, delle circostanze denunciate al fine di adottare, ove necessario, ogni conseguente misura, anche disciplinare, che sia ritenuta necessaria od opportuna ai sensi di legge
- Finalità di adempimento ad obblighi normativi, di legge e disposizioni di Autorità legittimate dalla legge
Il Titolare tratterà i dati allo scopo di adempiere ad obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa, nazionale e/o comunitaria, incluso quanto previsto dal Decreto Whistleblowing (D.lgs. n.24/2023). In ogni caso, verranno trattati solo quei dati personali strettamente ed oggettivamente necessari per verificare la fondatezza della segnalazione e procedere alla risoluzione della stessa. Nel caso venissero raccolti, anche accidentalmente, dati personali manifestamente non necessari per la gestione della segnalazione, tali dati personali saranno cancellati immediatamente.
Condizione Liceità Trattamento
Il trattamento dei dati personali connessi alla gestione delle segnalazioni whistleblowing è lecito in quanto necessario per adempiere agli obblighi di legge a cui è soggetto il Titolare, ai sensi della L. 179/2017 e del D.lgs. 24/2023 (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR). Inoltre, il trattamento dei dati personali può essere effettuato anche per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR, in particolare per accertare la fondatezza delle segnalazioni e adottare le conseguenti misure
correttive o disciplinari, prevenire o contrastare comportamenti illeciti o contrari ai principi di etica aziendale e/o tutelare i propri diritti e interessi in sede giudiziaria o stragiudiziale. Qualora, nell’ambito dell’istruttoria, si renda necessario comunicare l’identità, laddove conosciuta, del segnalante o altri dati personali a soggetti diversi da quelli autorizzati a ricevere o gestire la segnalazione, tale comunicazione avverrà esclusivamente nei casi previsti dalla legge e nei limiti di quanto strettamente necessario.
In caso di trattamento di categorie particolari di dati personali, la liceità del trattamento si fonda sull’art. 9, par. 2, lett. b) del GDPR, in quanto necessario per assolvere obblighi ed esercitare diritti in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale e protezione sociale, nei limiti di quanto autorizzato dalla normativa applicabile. Inoltre, i dati personali potranno essere trattati per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. f) del GDPR.
Natura del conferimento
Si informa che, tenuto conto delle finalità del trattamento, il conferimento dei propri dati personali è facoltativo e il loro mancato conferimento ha come conseguenza la considerazione della segnalazione come anonima e quindi, pur potendo essere trattata, quando sia completa degli elementi minimi richiesti dalla norma, non potrà permettere un riscontro all’interessato segnalante. Si precisa inoltre che, in ragione di quanto disposto dall’art. 54-bis D.lgs.165/2001, nel caso in cui la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità del segnalante non verrà mai rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, verrà domandato al segnalante (se noto) se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità.
Periodo di conservazione dei dati
I dati relativi alle segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa Europea e Nazionale in materia di protezione di dati personali, fatti salvi i casi nei quali la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali richieste delle autorità competenti, a fini di tutela giudiziaria o ai sensi della normativa applicabile.
Al termine del periodo di conservazione i dati personali saranno cancellati o irreversibilmente anonimizzati.
Modalità di trattamento
Il soggetto preposto alla ricezione e all’analisi delle segnalazioni è una risorsa esterna all’azienda Flex Packaging S.p.A., dotata di autonomia e indipendenza, che provvede, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, ad effettuare ogni attività ritenuta opportuna ai fini della gestione della segnalazione (in conformità a quanto previsto dal Decreto Whistleblowing).
La segnalazione potrà essere gestita, a seconda della decisione del segnalante, in forma nominativa o anonima senza, quindi, che il segnalante indichi le proprie generalità: qualora sia anonima, le proprie generalità potranno essere fornite anche in un secondo momento. Il trattamento sarà effettuato con strumenti informatici e cartacei che consentono la gestione del sistema interno di segnalazioni delle violazioni e delle fasi di ricezione, esame e valutazione delle stesse (Whistleblowing), con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti. L’associazione dell’identità del segnalante alla segnalazione può, infatti, essere effettuata esclusivamente dalle risorse preposte alla gestione delle segnalazioni e non potrà essere rivelata a terzi senza l’espresso consenso del segnalante, salvo il caso di segnalazioni in mala fede o diffamatorie. È esclusa l’archiviazione di un processo decisionale automatizzato.
Trasferimento dati extra UE
I dati personali saranno trattati esclusivamente all’interno della Unione Europea.
Destinatari del trattamento
I dati personali saranno resi accessibili, per le finalità sopra menzionate, ad un Responsabile del Trattamento cui il Titolare si avvale in qualità di “Gestore delle Segnalazioni Whistleblowing” e al quale è affidata la gestione del trattamento stesso e designato ai sensi dell’art. 28 GDPR e, ove necessario, alle Autorità competenti. Il Responsabile garantisce di mantenere la riservatezza senza, quindi, rilevare l’identità senza averne ottenuto previamente l’esplicito consenso – sempre che la sua divulgazione non sia imposta dalla legge, da indagini o successivi procedimenti giudiziari.
Diritti dell’interessato
In relazione ai trattamenti descritti nella presente Informativa, in qualità di interessato potrà, alle condizioni previste dal GDPR e ove possibile, esercitare i diritti sanciti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento stesso e, in particolare, i seguenti diritti:
- diritto di accesso: diritto di ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, ottenere l’accesso ai Suoi dati personali;
- diritto di rettifica: diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti;
- diritto alla cancellazione (diritto all’oblio): diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che La riguardano. Il diritto alla cancellazione non si applica nella misura in cui il trattamento sia necessario per l’adempimento di un obbligo legale o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
- diritto alla limitazione del trattamento – articolo 18 GDPR: diritto di ottenere la limitazione del trattamento, quando: a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali; b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; c) i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l’interessato si è opposto al trattamento in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato;
- diritto alla portabilità dei dati: diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano e di fornirli ad altro Titolare;
- diritto di opposizione: diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che La riguardano per motivi legati alla Sua situazione particolare e in ogni caso all’uso dei Suoi dati a fini di marketing;
- diritto di presentare reclamo/ ricorso: diritto di proporre, in qualsiasi momento, un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (http://www.garanteprivacy.it) e/o alle autorità competenti.
Si ricorda che, qualora per un trattamento sia necessario esprimere un consenso specifico, lo stesso potrà essere revocato in qualsiasi momento (revoca del consenso) con la stessa facilità con cui è stato fornito senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
Lei ha inoltre il diritto di non essere soggetto ad una decisione basata esclusivamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che abbia un effetto giuridico o incida in modo significativo su di Lei.
I diritti di cui sopra potranno essere esercitati contattando il Titolare o il Responsabile della protezione dei dati personali ai riferimenti sopra indicati.
